立替経費があるときの請求書の作り方で注意すべきポイント

ギャラと一緒に立替経費を取引先に請求するときの注意点です。

何も考えずに請求書を作成すると、立替経費も含めた金額が自分の売上となる可能性があります。そうすると、インボイス登録して消費税を納めるフリーランスの場合、消費税の納税額が増えてしまいます（2割特例や簡易課税を利用しているときは、売上高の金額で消費税の納税額が決まるため）。

立替経費を実費精算するのであれば、立替経費を売上に含めないように請求書を作らなければなりません。

立替金精算書を別途作成する

いちばん良い方法は、ギャラの請求書とは別に「立替金精算書」を作ることです。請求書にはギャラだけを記載するようにすれば、立替経費まで自分の売上になることはありません。

立替金精算書の作り方は、以下のページを参照してください。取引先（＝請求書の送付先）にはあらかじめ立替金精算書をどう作るかを相談してください。

厳密な立替金精算書を作る必要があるのは、取引先が消費税の本則課税を採用しているときです。インボイスの要件を満たした請求書や領収書をそろえておかないと、その取引先は消費税の納税額が増えることになります。

ということは、取引先が免税事業者だとか、簡易課税制度で消費税を計算しているときは、厳密な立替金精算書は必要ありません。取引先の消費税の納税額はその取引先の売上高だけで決まり、あなたの請求書の書き方で納税額が変わることはないためです。

その場合、ひとつの請求書に立替経費を含めても大丈夫です。ただし、以下の点に注意して請求書を作ってください。

ギャラと立替経費が明確に区別できるようにします。たとえば、請求明細では「立替交通費 ××円」のように記載します。
会計ソフトに請求書の内容を登録するときは、ギャラだけを「売上高」として登録し、立替経費は「立替金」の科目で登録します。立替経費を自分が支払ったときは、「立替金」の科目にしてください。

どちらにしても、あらかじめ取引先に請求書の書き方に問題がないかを相談してください。インボイス制度がなければこんな面倒なことは考えなくてよかったんですけど。。。